Der Ablauf des Inkassoverfahrens – transparent in sieben Phasen
Von der Übergabe Ihrer Forderung bis zur Auszahlung: Hier erfahren Sie, was in jeder Phase geschieht, wann Sie gefragt werden und welche Inkasso Kosten tatsächlich entstehen – und wer sie trägt.
Ein professionelles Inkassoverfahren folgt einer klaren Logik: Es beginnt mit der mildesten wirksamen Maßnahme und steigert die Intensität nur dann, wenn der Schuldner nicht reagiert. So bleiben Kosten und Aufwand gering, die Kundenbeziehung wird geschont – und dennoch geht keine Forderung verloren.
Viele Gläubiger zögern mit der Übergabe, weil sie nicht wissen, was nach dem Klick auf „Absenden“ passiert. Genau diese Unsicherheit möchten wir Ihnen nehmen. Auf dieser Seite beschreiben wir den typischen Ablauf eines Inkassoverfahrens bei Aurum Schritt für Schritt. Welche Leistungen in den einzelnen Phasen zum Einsatz kommen, lesen Sie ausführlich auf unserer Seite Inkasso Leistungen.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Übergabe?
Je früher, desto besser – diese Faustregel gilt im Forderungsmanagement nahezu ausnahmslos. Mit jedem Monat, den eine Rechnung unbezahlt bleibt, sinkt statistisch die Wahrscheinlichkeit, dass sie vollständig beglichen wird. Schuldner mit Zahlungsschwierigkeiten bedienen erfahrungsgemäß zuerst jene Gläubiger, die sich am deutlichsten und konsequentesten melden. Wer lange abwartet, rückt in der Reihenfolge nach hinten.
In der Praxis hat sich bewährt, nach Ablauf der Zahlungsfrist eine freundliche Zahlungserinnerung und gegebenenfalls eine Mahnung zu versenden. Reagiert der Kunde darauf nicht innerhalb von zwei bis drei Wochen, ist die Übergabe an ein Inkassounternehmen sinnvoll. Eine bestimmte Anzahl von Mahnungen schreibt das Gesetz übrigens nicht vor – für den Verzug genügt unter Umständen bereits eine einzige Mahnung oder sogar der bloße Zeitablauf. Ob Verzug im konkreten Fall eingetreten ist, prüfen wir bei der Übergabe für Sie.
Besondere Eile ist geboten, wenn sich das Jahresende nähert und eine Forderung zu verjähren droht, wenn der Schuldner nicht mehr erreichbar ist oder wenn es Anzeichen für eine drohende Zahlungsunfähigkeit gibt. In diesen Fällen zählt oft jeder Tag.
Die sieben Phasen des Inkassoverfahrens
Nicht jede Forderung durchläuft alle Phasen – die meisten Fälle werden bereits vorgerichtlich abgeschlossen.
Übergabe
Forderung online, per E-Mail oder Schnittstelle übermitteln.
Prüfung
Fälligkeit, Verzug, Verjährung und Anschrift werden geprüft.
Mahnstufe
Rechtssicheres Inkassoschreiben mit klarer Zahlungsfrist.
Telefoninkasso
Persönliche Klärung, Zahlungszusage oder Ratenzahlung.
Mahnverfahren
Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid nach Ihrer Freigabe.
Vollstreckung
Gezielte Maßnahmen über Gerichtsvollzieher und Vollstreckungsgericht.
Auszahlung
Abrechnung, Auszahlung und laufendes Reporting im Portal.
Jede Phase im Detail
Phase 1: Übergabe der Forderung
Der Start ist bewusst einfach gehalten. Sie übermitteln uns die Forderung über unser Anfrageformular, per E-Mail oder – bei größeren Volumina – über eine Datenschnittstelle aus Ihrer Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware. Benötigt werden im Kern die Rechnung, die Kontaktdaten des Schuldners und Informationen zu bisherigen Mahnungen. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung und ein Aktenzeichen, unter dem Ihr Fall künftig geführt wird.
Mit der Übergabe erteilen Sie uns den Inkassoauftrag. Die Konditionen sind vorab transparent vereinbart; versteckte Pauschalen oder Mindestumsätze gibt es bei uns nicht.
Phase 2: Rechtliche und wirtschaftliche Prüfung
Bevor wir den Schuldner kontaktieren, prüfen wir Ihre Forderung sorgfältig. Ist sie fällig? Befindet sich der Schuldner im Verzug – etwa durch eine Mahnung, durch einen kalendermäßig bestimmten Zahlungstermin oder nach Ablauf von 30 Tagen gemäß § 286 Abs. 3 BGB? Droht Verjährung? Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre und beginnt gemäß § 199 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Forderungen aus dem Jahr 2023 verjähren also grundsätzlich mit Ablauf des 31. Dezember 2026.
Zugleich prüfen wir die Anschrift des Schuldners und – falls sinnvoll – seine Bonität. So erkennen wir früh, welche Strategie die besten Erfolgsaussichten bietet, und vermeiden unnötige Kosten. Fehlen Unterlagen oder ergeben sich Unklarheiten, melden wir uns umgehend bei Ihnen.
Phase 3: Schriftliche Mahnstufe
Der Schuldner erhält ein Inkassoschreiben, das alle nach § 13a RDG vorgeschriebenen Informationen enthält: Ihren Namen als Auftraggeber, den Forderungsgrund, die Aufschlüsselung von Hauptforderung, Zinsen und Inkassokosten sowie die Kontaktdaten unserer zuständigen Sachbearbeitung. Das Schreiben ist klar und verständlich formuliert und setzt eine angemessene Zahlungsfrist.
Bleibt eine Reaktion aus, folgen weitere Erinnerungen im Abstand weniger Tage bis Wochen. Die Tonalität wird dabei bestimmter, bleibt aber stets sachlich und respektvoll. Einschüchternde Formulierungen oder unzulässige Drohungen lehnen wir ab – sie sind nicht nur unseriös, sondern auch rechtlich angreifbar.
Phase 4: Telefoninkasso und Ratenzahlung
Parallel zum Schriftverkehr sucht unser Team den direkten Kontakt. Im Gespräch zeigt sich oft schnell, warum eine Zahlung ausgeblieben ist: Manchmal gibt es berechtigte Rückfragen zur Leistung, manchmal einen vorübergehenden finanziellen Engpass. Erhebt der Schuldner Einwände gegen die Forderung, stimmen wir uns mit Ihnen ab, bevor wir weitere Schritte unternehmen.
Ist der Schuldner zahlungswillig, aber nicht sofort zahlungsfähig, vereinbaren wir eine Ratenzahlung. Die Vereinbarung wird schriftlich fixiert und kann – je nach Gestaltung – ein Schuldanerkenntnis enthalten, das Ihre Rechtsposition zusätzlich stärkt und die Verjährung neu beginnen lässt (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Jede Rate wird überwacht; bei Rückständen reagieren wir sofort.
Phase 5: Gerichtliches Mahnverfahren
Zahlt der Schuldner trotz aller Bemühungen nicht und bestreitet er die Forderung nicht substanziell, empfehlen wir das gerichtliche Mahnverfahren. Wir beantragen den Mahnbescheid nach Ihrer Freigabe elektronisch beim zuständigen Mahngericht. Nach Zustellung hat der Schuldner zwei Wochen Zeit, zu zahlen oder Widerspruch einzulegen. Erfolgt kein Widerspruch, beantragen wir den Vollstreckungsbescheid. Wird auch dagegen nicht fristgerecht Einspruch eingelegt, verfügen Sie über einen rechtskräftigen Vollstreckungstitel, aus dem 30 Jahre lang vollstreckt werden kann (§ 197 BGB).
Widerspricht der Schuldner, kann das Verfahren in einen Zivilprozess übergehen. Dann besprechen wir mit Ihnen die Erfolgsaussichten und binden bei Bedarf eine Partnerkanzlei ein.
Phase 6: Zwangsvollstreckung
Mit dem Titel in der Hand leiten wir – wiederum nach Ihrer Freigabe – gezielte Vollstreckungsmaßnahmen ein: vom Auftrag an den Gerichtsvollzieher mit Vermögensauskunft über die Kontopfändung bis zur Lohnpfändung per Pfändungs- und Überweisungsbeschluss. Wir wählen die Maßnahmen danach aus, wo nach den vorliegenden Informationen tatsächlich pfändbares Vermögen zu erwarten ist. Verläuft die Vollstreckung derzeit erfolglos, übernehmen wir die Forderung in die Titelüberwachung.
Phase 7: Auszahlung und Reporting
Zahlungen des Schuldners gehen auf unser Treuhand- bzw. Mandantengeldkonto ein und werden getrennt von unserem Geschäftsvermögen verwaltet. Wir rechnen regelmäßig ab und leiten die Beträge an Sie weiter. Die Auszahlung erfolgt in der Regel wöchentlich. Jede Abrechnung ist nachvollziehbar aufgeschlüsselt nach Hauptforderung, Zinsen und Kosten – ideal für Ihre Buchhaltung.
Kosten & Vergütung: Wer zahlt was?
Die Frage nach den Inkasso Kosten ist verständlicherweise eine der ersten, die uns Gläubiger stellen. Die gute Nachricht vorweg: Befand sich Ihr Schuldner bereits im Verzug, als Sie uns beauftragt haben, sind die dadurch entstehenden Inkassogebühren grundsätzlich als Verzugsschaden vom Schuldner zu erstatten (§§ 280 Abs. 1 und 2, 286 BGB). Wir machen diese Kosten gegenüber dem Schuldner gemeinsam mit der Hauptforderung geltend.
Die Höhe der erstattungsfähigen Inkassokosten ist gesetzlich begrenzt: Sie orientiert sich am Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) und darf grundsätzlich nicht höher sein als die Vergütung, die ein Rechtsanwalt für eine vergleichbare Tätigkeit verlangen könnte. Mit der Verbraucherschutz-Novelle, die am 1. Oktober 2021 in Kraft getreten ist, wurden die Gebühren insbesondere für einfache Fälle und kleinere Forderungen gegenüber Verbrauchern spürbar abgesenkt. Wir rechnen ausschließlich nach diesen Vorgaben ab.
| Kostenart | Grundlage | Wer trägt die Kosten? |
|---|---|---|
| Vorgerichtliche Inkassokosten | Orientierung am RVG, gesetzlich begrenzte Erstattung | Bei Verzug grundsätzlich der Schuldner als Verzugsschaden |
| Verzugszinsen | § 288 BGB: 5 Prozentpunkte (Verbraucher) bzw. 9 Prozentpunkte (B2B) über dem Basiszinssatz | Der Schuldner; die Zinsen stehen Ihnen zu |
| Verzugspauschale | 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB, nur im B2B-Verkehr | Der Schuldner; Anrechnung auf Rechtsverfolgungskosten |
| Gerichtskosten Mahnverfahren | Gerichtskostengesetz (GKG), abhängig vom Streitwert | Zunächst vom Antragsteller vorzustrecken, im Erfolgsfall vom Schuldner zu erstatten |
| Gerichtsvollzieherkosten | Gerichtsvollzieherkostengesetz (GvKostG) | Zunächst vorzustrecken, als Vollstreckungskosten vom Schuldner beizutreiben |
| Erfolgsprovision (Beispielmodell) | Z. B. ein vereinbarter Prozentsatz der tatsächlich beigetriebenen Hauptforderung | Sie – ausschließlich bei Erfolg, verrechnet mit dem Zahlungseingang |
| Uneinbringlichkeit (Beispielmodell) | Individuelle Vereinbarung, z. B. keine Berechnung vorgerichtlicher Inkassokosten an den Mandanten | Nach Vereinbarung; verauslagte Gerichtskosten nach vorheriger Abstimmung |
Was gilt, wenn beim Schuldner nichts zu holen ist?
Rechtlich betrachtet bleibt der Gläubiger gegenüber dem beauftragten Inkassodienstleister Schuldner der Vergütung – der Erstattungsanspruch gegen den säumigen Kunden hilft nur, wenn dieser zahlen kann. Deshalb ist das vereinbarte Vergütungsmodell entscheidend. In unserem Beispielmodell berechnen wir Ihnen im vorgerichtlichen Verfahren bei Uneinbringlichkeit keine Inkassokosten; gerichtliche Auslagen entstehen nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe. Die für Sie geltenden Konditionen erhalten Sie vor der Beauftragung schriftlich und verbindlich.
Weitere Hintergründe zu Zinsen, Verzug und Verjährung finden Sie in unserem Ratgeber zum Forderungsmanagement; die vertraglichen Details regeln unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Welche Unterlagen benötigen wir?
Je vollständiger die Unterlagen, desto schneller und erfolgreicher können wir arbeiten. Keine Sorge, wenn nicht alles sofort vorliegt: Für den Start genügen meist Rechnung und Schuldnerdaten – den Rest klären wir gemeinsam.
- Rechnung(en) mit Rechnungsdatum, Fälligkeit und Betrag
- Vollständiger Name und letzte bekannte Anschrift des Schuldners, idealerweise mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Vertrag, Auftragsbestätigung oder Angebot sowie ggf. einbezogene AGB
- Leistungsnachweise wie Lieferschein, Abnahmeprotokoll oder Stundennachweise
- Kopien bisheriger Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Übersicht über bereits geleistete Teilzahlungen
- Schriftverkehr mit dem Schuldner, insbesondere zu Einwänden oder Reklamationen
- Bei Unternehmen: Rechtsform, Handelsregisterangaben und vertretungsberechtigte Personen
- Bei bereits titulierten Forderungen: Titel im Original bzw. vollstreckbare Ausfertigung
Mandantenportal & Reporting: jederzeit im Bild
Im geschützten Mandantenportal behalten Sie alle übergebenen Forderungen im Blick – rund um die Uhr und ohne Nachfrage. Sie sehen den aktuellen Bearbeitungsstatus jeder Akte, eingegangene Zahlungen, getroffene Ratenvereinbarungen sowie die Korrespondenz mit dem Schuldner. Neue Forderungen übergeben Sie mit wenigen Klicks oder als Sammelimport.
Übersichtliche Auswertungen zeigen Ihnen Erfolgsquoten, durchschnittliche Bearbeitungszeiten und die Entwicklung Ihres Forderungsbestands. Auf Wunsch erhalten Sie monatliche Berichte per E-Mail. Der Zugang ist durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt, die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt.
- Live-Status jeder Akte und aller Zahlungseingänge
- Rückfragen und Freigaben direkt im Portal
- Export für Buchhaltung und Controlling
- Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungs- und Shopsystemen
„Besonders schätzen wir, dass wir vor jedem gerichtlichen Schritt gefragt werden und im Portal jederzeit sehen, wo eine Akte steht. So behalten wir die Kontrolle, ohne uns um Details kümmern zu müssen.“
S. W.Kaufmännische Leitung, Onlinehandel
Häufige Fragen zu Ablauf und Inkassogebühren
Noch Fragen offen? Weitere Antworten finden Sie in unseren häufigen Fragen.
Wer trägt die Inkassokosten?
Befand sich der Schuldner bei Beauftragung des Inkassounternehmens bereits im Verzug, sind die Inkassokosten grundsätzlich als Verzugsschaden vom Schuldner zu erstatten. Die Höhe ist gesetzlich begrenzt und orientiert sich an der Vergütung, die ein Rechtsanwalt nach dem RVG verlangen könnte.
Wie lange dauert ein Inkassoverfahren?
Viele Forderungen werden bereits in der vorgerichtlichen Phase innerhalb weniger Wochen beglichen. Muss ein gerichtliches Mahnverfahren durchgeführt werden, verlängert sich die Dauer je nach Zustellung und Reaktion des Schuldners in der Regel um mehrere Wochen bis Monate.
Was passiert, wenn die Forderung uneinbringlich ist?
Ist beim Schuldner derzeit nichts zu holen, sprechen wir mit Ihnen über die Titelüberwachung. Welche Kosten Sie in diesem Fall tragen, richtet sich nach dem individuell vereinbarten Vergütungsmodell, das wir Ihnen vor der Beauftragung transparent erläutern.
Muss ich jedem gerichtlichen Schritt zustimmen?
Ja. Kostenauslösende gerichtliche Schritte wie das Mahnverfahren oder Vollstreckungsmaßnahmen leiten wir nur nach Ihrer Freigabe ein, sofern Sie uns nicht ausdrücklich eine generelle Freigabe erteilt haben.
Kann ich den Stand meiner Forderungen online einsehen?
Ja. Im Mandantenportal sehen Sie jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand, Zahlungseingänge, Korrespondenz und Auswertungen zu allen übergebenen Forderungen.
Bereit, Ihre Forderung zu übergeben?
Die Ersteinschätzung ist kostenlos und unverbindlich. Wir melden uns innerhalb eines Werktags mit einem konkreten Vorschlag für Ihr weiteres Vorgehen.