FAQ zum Inkasso: Antworten für Gläubiger

Ein Inkassounternehmen zieht im Auftrag von Gläubigern offene Forderungen ein. Dazu gehören die Prüfung der Forderung, die schriftliche und telefonische Ansprache des Schuldners, die Ermittlung aktueller Anschriften, der Abschluss von Ratenzahlungsvereinbarungen sowie – wenn nötig – die Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens und die Zwangsvollstreckung in das bewegliche Vermögen. Ziel ist es, Ihr Geld möglichst schnell und vollständig zu realisieren, ohne dass Sie selbst Zeit in die Beitreibung investieren müssen. Einen Überblick über unser Angebot finden Sie auf der Seite Leistungen.

Seriöse Inkassodienstleister sind nach § 10 Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) registriert. Die Registrierung können Sie im öffentlichen Rechtsdienstleistungsregister unter rechtsdienstleistungsregister.de überprüfen. Weitere Merkmale sind ein vollständiges Impressum, transparente Kostenregeln, sachliche Schreiben ohne Drohkulissen und die Erfüllung der gesetzlichen Informationspflichten gegenüber Schuldnern nach § 13a RDG. Achten Sie außerdem darauf, dass Zahlungen auf ein gesondertes Treuhand- bzw. Mandantengeldkonto fließen und Sie regelmäßig nachvollziehbar abgerechnet werden. Mehr zu unseren Standards lesen Sie unter Über uns.

Wir arbeiten für Gläubiger aller Größenordnungen: mittelständische Unternehmen, Handwerksbetriebe, Freiberufler wie Architekten, Ingenieure oder Berater, Arzt- und Zahnarztpraxen, Onlinehändler sowie private und gewerbliche Vermieter. Wir übernehmen einzelne Forderungen ebenso wie laufende Mandate mit vielen offenen Posten pro Monat. Unsere Prozesse passen sich an Ihr Volumen und Ihre Branche an – von der ärztlichen Schweigepflicht bis zur Mietkaution. Welche Besonderheiten wir in Ihrer Branche berücksichtigen, erfahren Sie auf der Seite Branchen.

Unser Sitz ist in Frankfurt am Main, wir arbeiten aber bundesweit für Mandanten und gegenüber Schuldnern in ganz Deutschland. Die Übergabe von Forderungen, die Kommunikation und das Reporting laufen digital, sodass die räumliche Entfernung keine Rolle spielt. Das gerichtliche Mahnverfahren wird ohnehin zentral und elektronisch bei den zuständigen Mahngerichten geführt. Für Forderungen gegen Schuldner im Ausland arbeiten wir mit einem internationalen Partnernetzwerk zusammen; Einzelheiten dazu finden Sie unter Auslandsinkasso. Persönliche Termine in unserem Frankfurter Büro sind selbstverständlich nach Vereinbarung möglich.

Eine gesetzliche Mindesthöhe gibt es nicht, und auch kleinere Beträge können sich lohnen – insbesondere, wenn sich offene Posten summieren. Entscheidend ist weniger die Höhe der einzelnen Forderung als die Frage, ob der Schuldner erreichbar und grundsätzlich zahlungsfähig ist. Seit der Inkassorechtsreform 2021 gelten für sehr kleine Forderungen niedrigere erstattungsfähige Gebühren, was die Wirtschaftlichkeit beeinflussen kann. Wir besprechen mit Ihnen vorab, welche Vorgehensweise für Ihr Forderungsportfolio sinnvoll ist, und geben eine ehrliche Einschätzung der Erfolgsaussichten.

Sobald der Schuldner in Verzug ist und auf Ihre Zahlungserinnerung oder Mahnung nicht reagiert hat, ist der richtige Zeitpunkt gekommen. Wir empfehlen, nicht mehr als eine eigene Mahnung zu versenden und die Forderung spätestens 30 bis 60 Tage nach Fälligkeit abzugeben. Je früher professionell gehandelt wird, desto höher ist die Chance auf vollständige Zahlung. Achten Sie außerdem auf die Verjährung zum Jahresende: Ältere Forderungen sollten Sie rechtzeitig vor dem 31. Dezember übergeben. Wie Verzug genau eintritt, erklärt unser Ratgeber zum Zahlungsverzug.

Befindet sich der Schuldner in Verzug, muss er die angemessenen Kosten der Rechtsverfolgung, also auch die Inkassokosten, als Verzugsschaden tragen. Diese Kosten werden zusammen mit der Hauptforderung und den Verzugszinsen vom Schuldner eingefordert. Für Sie als Mandant vereinbaren wir ein transparentes Vergütungsmodell, beispielsweise eine Erfolgsprovision auf die tatsächlich beigetriebene Hauptforderung. Ein Kostenrisiko besteht vor allem dann, wenn beim Schuldner nichts zu holen ist; auch dafür treffen wir vorab klare Vereinbarungen. Alle Details finden Sie auf der Seite Ablauf & Kosten.

Inkassokosten sind nur in der Höhe erstattungsfähig, die einem Rechtsanwalt für eine vergleichbare Tätigkeit nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) zustehen würde (§ 13e RDG). Maßgeblich ist vor allem die Höhe der Forderung. Seit dem 1. Oktober 2021 gelten für unbestrittene Forderungen reduzierte Gebührensätze, insbesondere wenn der Schuldner bereits auf das erste Schreiben hin zahlt, und für Kleinforderungen eine eigene, niedrigere Wertstufe. Wir berechnen Inkassokosten ausschließlich im gesetzlich zulässigen Rahmen und schlüsseln sie gegenüber dem Schuldner nachvollziehbar auf.

Ist der Schuldner dauerhaft zahlungsunfähig, kann auch der Anspruch auf Erstattung der Inkassokosten nicht realisiert werden. Für diesen Fall treffen wir mit Ihnen vor Beginn der Zusammenarbeit eine klare, schriftliche Vereinbarung, damit keine Überraschungen entstehen. Bei vielen unserer Vergütungsmodelle werden Ihnen vorgerichtliche Inkassokosten bei Uneinbringlichkeit nicht berechnet. Gerichtskosten, etwa für einen Mahnbescheid, verauslagen wir nur nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihr Kostenrisiko. Beispielmodelle sind unter Ablauf & Kosten erläutert.

Ja. Befindet sich der Schuldner in Verzug, schuldet er gesetzliche Verzugszinsen nach § 288 BGB: gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, im Geschäftsverkehr ohne Verbraucherbeteiligung 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Ist der Schuldner kein Verbraucher, steht Ihnen zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro zu (§ 288 Abs. 5 BGB), die allerdings auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet wird. Die erste, verzugsbegründende Mahnung ist dagegen nicht erstattungsfähig. Wie Sie Zinsen korrekt berechnen, zeigt unser Ratgeber mit Rechenbeispiel.

Im gerichtlichen Mahnverfahren wird eine Gerichtsgebühr fällig, deren Höhe sich nach dem Streitwert richtet. Diese Gebühr muss zunächst vom Antragsteller verauslagt werden, bevor das Gericht tätig wird. Sie gehört aber zu den Kosten, die der Schuldner am Ende zu tragen hat, und wird im Vollstreckungsbescheid mit tituliert. Je nach vereinbartem Modell übernehmen wir die Verauslagung für Sie oder stimmen die Beträge vorab mit Ihnen ab. Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung leiten wir keine kostenpflichtigen gerichtlichen Schritte ein.

Zahlungen des Schuldners gehen auf unser separates Treuhand- bzw. Mandantengeldkonto ein und werden strikt getrennt von unserem Geschäftsvermögen verwaltet. Wir rechnen regelmäßig, in der Regel wöchentlich, mit Ihnen ab und überweisen die Beträge auf Ihr Konto. Jede Abrechnung ist nach Hauptforderung, Zinsen und Kosten aufgeschlüsselt, sodass Ihre Buchhaltung die Zahlungen einfach zuordnen kann. Bei Ratenzahlungen erhalten Sie die Beträge fortlaufend. Den aktuellen Stand jeder Akte sehen Sie außerdem jederzeit in unserem Mandantenportal.

Die Übergabe ist in wenigen Minuten erledigt: über unser Anfrageformular, per E-Mail oder – bei größeren Volumina – über eine Datenschnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware. Wir benötigen die Kontaktdaten des Schuldners, die Rechnung, gegebenenfalls den Vertrag oder Auftrag sowie Ihre bisherige Mahnkorrespondenz. Nach Eingang prüfen wir die Unterlagen und bestätigen Ihnen die Übernahme. Fehlen Informationen, melden wir uns kurzfristig bei Ihnen. Wie es danach weitergeht, erklärt die Seite Ablauf & Kosten Schritt für Schritt.

Grundsätzlich brauchen wir alles, was die Forderung belegt: die Rechnung oder Zahlungsaufstellung, den zugrunde liegenden Vertrag, Auftrag oder Lieferschein, Nachweise über erbrachte Leistungen und Ihre bisherigen Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Hilfreich sind außerdem Informationen über bereits geleistete Teilzahlungen, Einwände des Schuldners oder besondere Absprachen. Je vollständiger die Unterlagen, desto schneller können wir tätig werden und desto besser sind Sie für ein eventuelles gerichtliches Verfahren gerüstet. Fehlende Belege sind kein Hindernis für eine erste Einschätzung – wir besprechen das gemeinsam.

Die Dauer hängt stark vom Einzelfall ab. Viele Schuldner zahlen bereits auf das erste oder zweite Inkassoschreiben, sodass Forderungen häufig innerhalb weniger Wochen erledigt sind. Wird eine Ratenzahlung vereinbart, verteilt sich der Zahlungseingang auf mehrere Monate. Muss das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden, vergehen bis zum Vollstreckungsbescheid in der Regel einige Wochen bis wenige Monate. Die anschließende Zwangsvollstreckung und die Überwachung titulierter Forderungen können sich über Jahre erstrecken. Wir informieren Sie in jeder Phase über den Stand.

Bleibt das außergerichtliche Inkasso ohne Ergebnis, empfehlen wir in der Regel das gerichtliche Mahnverfahren. Nach Ihrer Freigabe beantragen wir einen Mahnbescheid beim zuständigen zentralen Mahngericht. Erhebt der Schuldner keinen Widerspruch, folgt der Vollstreckungsbescheid – ein vollstreckbarer Titel, der 30 Jahre lang gültig bleibt. Auf dieser Grundlage kann der Gerichtsvollzieher beauftragt, die Vermögensauskunft verlangt oder ein Konto gepfändet werden. Ausführliche Informationen finden Sie in unserem Ratgeber zum Mahnbescheid und zur Zwangsvollstreckung.

Ja, sofern Sie damit einverstanden sind. Eine realistische Ratenzahlung ist oft der schnellste Weg zu einer vollständigen Zahlung, weil sie dem Schuldner eine machbare Lösung bietet. Wir prüfen die Angaben des Schuldners zu seiner wirtschaftlichen Lage, überwachen den Zahlungseingang und reagieren sofort, wenn Raten ausbleiben. Den Rahmen – etwa Mindestrate und maximale Laufzeit – legen Sie mit uns vorab fest. Schuldner informieren wir vor Abschluss einer Zahlungsvereinbarung über die dadurch entstehenden Kosten, wie es § 13a RDG vorschreibt. Ein schriftliches Anerkenntnis lässt zudem die Verjährung neu beginnen.

Ja. In unserem geschützten Mandantenportal sehen Sie rund um die Uhr, in welcher Phase sich jede Forderung befindet, welche Zahlungen eingegangen sind und welche Korrespondenz geführt wurde. Rückfragen und Freigaben – etwa für ein gerichtliches Mahnverfahren – können Sie direkt im Portal erteilen. Zusätzlich steht Ihnen ein fester Ansprechpartner telefonisch und per E-Mail zur Verfügung. Auf Wunsch erhalten Sie regelmäßige Auswertungen zu Erfolgsquoten und Zahlungsdauern, die Ihnen helfen, Ihr eigenes Forderungsmanagement zu verbessern.

Nach § 286 BGB gerät der Schuldner in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht zahlt. Eine Mahnung ist entbehrlich, wenn der Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt ist, etwa „zahlbar bis 30. September“, oder wenn der Schuldner die Zahlung endgültig verweigert. Zudem tritt bei Entgeltforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch Verzug ein. Gegenüber Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel allerdings nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde. Einzelheiten erläutert unser Ratgeber zum Verzug.

Die meisten Zahlungsansprüche unterliegen der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von Schuldner und Anspruch Kenntnis hatten (§ 199 BGB). Eine im Jahr 2026 fällige Rechnung verjährt also grundsätzlich mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Mahnungen und Inkassoschreiben halten die Verjährung nicht auf – gehemmt wird sie etwa durch die Zustellung eines Mahnbescheids. Titulierte Forderungen verjähren erst nach 30 Jahren (§ 197 BGB). Mehr dazu im Ratgeber Verjährung.

Ja. Registrierte Inkassodienstleister dürfen ihre Mandanten nach § 79 Abs. 2 ZPO im gerichtlichen Mahnverfahren vertreten, und zwar bis zur Abgabe an das Streitgericht. Außerdem dürfen sie Vollstreckungsanträge im Rahmen der Zwangsvollstreckung in das bewegliche Vermögen stellen, einschließlich des Verfahrens zur Abnahme der Vermögensauskunft. Legt der Schuldner Widerspruch oder Einspruch ein und kommt es zum streitigen Gerichtsverfahren, übernimmt ein Rechtsanwalt. In diesen Fällen arbeiten wir mit erfahrenen Partnerkanzleien zusammen, sodass die Bearbeitung nahtlos weiterläuft.

Einwände des Schuldners nehmen wir ernst. Wir prüfen sie sorgfältig und stimmen das weitere Vorgehen mit Ihnen ab. Häufig lassen sich Missverständnisse – etwa über Lieferungen, Leistungsumfang oder bereits geleistete Zahlungen – schnell aufklären. Ist die Forderung ernsthaft und substanziell bestritten, eignet sich das vereinfachte Inkassoverfahren nicht mehr; dann empfehlen wir, die Sache an einen Rechtsanwalt abzugeben, der sie gegebenenfalls gerichtlich klärt. So vermeiden Sie unnötige Kosten und behalten die Kontrolle über den Streitfall. Unser Ratgeber vergleicht Inkasso und Anwalt.

Nach § 13a RDG müssen Inkassodienstleister Schuldnern bestimmte Informationen klar und verständlich übermitteln. Dazu zählen unter anderem der Name des Auftraggebers, der Forderungsgrund mit Vertragsgegenstand und Datum des Vertragsschlusses, eine Aufstellung der Zinsen mit Zinssatz und Zeitraum, die Art, Höhe und der Entstehungsgrund der Inkassokosten sowie Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde. Auf Anfrage sind weitere Auskünfte zu erteilen. Unsere Schreiben erfüllen diese Anforderungen vollständig – das schützt auch Sie als Gläubiger vor Beanstandungen und Reputationsschäden.

Nach Eröffnung eines Insolvenzverfahrens sind Einzelzwangsvollstreckungen grundsätzlich nicht mehr zulässig. Ihre Forderung muss dann schriftlich beim Insolvenzverwalter zur Insolvenztabelle angemeldet werden (§ 174 InsO), innerhalb der im Eröffnungsbeschluss genannten Frist und mit den nötigen Belegen. Wir übernehmen die Anmeldung für Sie, prüfen, ob Sonderrechte wie ein Eigentumsvorbehalt bestehen, und verfolgen das Verfahren bis zur Verteilung. Gegebenenfalls kennzeichnen wir Forderungen aus vorsätzlich begangener unerlaubter Handlung, damit sie von einer Restschuldbefreiung ausgenommen werden können. Details im Ratgeber Insolvenz.

Ja. Die Übermittlung der für die Beitreibung erforderlichen Daten an ein Inkassounternehmen ist nach der Datenschutz-Grundverordnung zulässig, weil sie zur Durchsetzung Ihrer berechtigten Interessen an der Forderung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Übermittelt werden sollten nur die Daten, die für die Forderungsbeitreibung tatsächlich benötigt werden, etwa Name, Anschrift, Forderungsdaten und relevante Korrespondenz. Bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten, wie Gesundheitsdaten in Arztpraxen, sowie bei Berufsgeheimnisträgern gelten zusätzliche Anforderungen, die wir gemeinsam mit Ihnen berücksichtigen.

Wir verarbeiten alle Daten ausschließlich im Rahmen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes. Unsere Systeme werden in Rechenzentren in Deutschland betrieben, Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, und Zugriffe sind nach dem Need-to-know-Prinzip beschränkt und protokolliert. Unsere Mitarbeitenden sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und werden regelmäßig geschult; ein Datenschutzbeauftragter überwacht die Einhaltung. Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht mehr benötigt werden. Einzelheiten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Respektvoll und sachlich. Viele unserer Mandanten möchten die Geschäftsbeziehung zu ihren Kunden trotz offener Rechnung erhalten. Deshalb verzichten wir auf einschüchternde Formulierungen und setzen auf klare Information, Erreichbarkeit und realistische Lösungen wie Ratenzahlungen. Unsere Mitarbeitenden sind in Gesprächsführung geschult und hören sich die Situation des Schuldners an. Gleichzeitig bleiben wir konsequent in der Sache: Berechtigte Forderungen werden mit allen rechtlich zulässigen Mitteln durchgesetzt. Auf Wunsch stimmen wir Tonalität und Vorgehen für bestimmte Kundengruppen individuell mit Ihnen ab.

Nein. Sie können uns eine einzelne Forderung übergeben, ohne einen Rahmenvertrag abschließen zu müssen. Für Unternehmen mit regelmäßig vielen offenen Posten bieten wir auf Wunsch Rahmenvereinbarungen mit individuellen Konditionen, festen Ansprechpartnern und technischer Anbindung an Ihre Buchhaltung an. Die genauen Bedingungen der Zusammenarbeit regeln unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die individuelle Mandatsvereinbarung. Transparenz ist uns dabei wichtig: Alle Konditionen besprechen wir vor Beginn der Zusammenarbeit offen mit Ihnen.

Sie bleiben Herr des Verfahrens. Eine übergebene Forderung können Sie grundsätzlich jederzeit zurückziehen, etwa weil Sie sich mit dem Kunden direkt geeinigt haben. Bereits entstandene Kosten und Vergütungsansprüche richten sich dann nach der getroffenen Vereinbarung. Wichtig ist: Zahlt der Schuldner direkt an Sie, informieren Sie uns bitte umgehend, damit keine weiteren Maßnahmen eingeleitet werden und das Konto korrekt abgerechnet wird. Direkte Vereinbarungen mit dem Schuldner stimmen Sie am besten vorab mit uns ab, damit die Verzugskosten nicht verloren gehen.

Am schnellsten erreichen Sie uns über das Kontaktformular, telefonisch unter +49 (0)69 123 456 78-0 (Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr) oder per E-Mail an anfrage@aurum-inkasso.de. Beschreiben Sie kurz Ihre offenen Forderungen – Anzahl, Gesamtvolumen und Alter der Rechnungen genügen für eine erste Einschätzung. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags und besprechen mit Ihnen kostenlos und unverbindlich, wie wir helfen können. Gerne vereinbaren wir auch einen persönlichen Termin in unserem Büro in Frankfurt am Main.