Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Aurum Forderungsmanagement GmbH
Musterstraße 12
60311 Frankfurt am Main
Telefon: +49 (0)69 123 456 78-0
E-Mail: anfrage@aurum-inkasso.de
Vertreten durch die Geschäftsführung: [Vorname Nachname]

Weitere Angaben finden Sie in unserem Impressum.

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

[Vorname Nachname / Name des externen Dienstleisters]
[Anschrift]
E-Mail: [datenschutz@aurum-inkasso.de]

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Bearbeitung von Anfragen sowie zur Erbringung unserer Inkassodienstleistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Maßgebliche Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, Pflichten nach dem RDG)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen

4. Hosting

Diese Website wird über Cloudflare Pages bereitgestellt. Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare betreibt ein weltweites Netzwerk von Rechenzentren (Content Delivery Network); beim Aufruf der Website werden daher technische Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite, Browser-Informationen) sowie die über das Formular übermittelten Inhalte über Server von Cloudflare verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, schnellen und ausfallsicheren Bereitstellung der Website. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln. [Bitte vor Veröffentlichung prüfen: Abschluss des Cloudflare-Auftragsverarbeitungsvertrags (DPA) im Dashboard und aktueller DPF-Status.]

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellung unserer Website.

5. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• verwendeter Browser und Betriebssystem
• HTTP-Statuscode

Diese Daten werden zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs, zur Abwehr von Angriffen und zur Fehleranalyse benötigt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Logfiles werden nach [7] Tagen gelöscht, sofern nicht ein konkreter Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung zur Beweissicherung erfordert.

6. Kontakt- und Anfrageformular

Über unser Anfrageformular können Sie uns offene Forderungen zur kostenlosen Prüfung übermitteln.

Verarbeitete Daten

• Ihre Angaben als Gläubiger: Anrede, Vor- und Nachname, Firma, Rechtsform, Branche, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, bevorzugter Kontaktweg und Erreichbarkeit
• Angaben zur Forderung: Anzahl, Höhe, Art, Fälligkeit, bisherige Maßnahmen, Angaben zum Schuldnertyp und Sitz des Schuldners sowie Ihre Sachverhaltsschilderung
• technische Daten zur Missbrauchsabwehr: Zeitpunkt des Formularaufrufs und der Absendung sowie ein für Menschen unsichtbares Kontrollfeld (sogenannter Honeypot)

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Anfrage zu prüfen, Sie zu kontaktieren und Ihnen ein Angebot für ein Inkassomandat zu unterbreiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). Die Verarbeitung der technischen Daten zur Spam- und Missbrauchsabwehr sowie einer sitzungsbezogenen Begrenzung der Anfragen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz unserer Systeme vor automatisierten Massenanfragen. Ein telefonischer Rückruf erfolgt, soweit Sie hierzu im Formular Ihr Einverständnis erklärt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); dieses können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Angabe der als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten ist für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Ablauf der Übermittlung

Die Formulardaten werden verschlüsselt (TLS) an eine Serverfunktion unseres Hosting-Dienstleisters Cloudflare übertragen, dort auf Vollständigkeit geprüft und verschlüsselt an unser internes Mandantenverwaltungssystem weitergeleitet, in dem unsere Sachbearbeitung Ihre Anfrage bearbeitet. Zur Missbrauchsabwehr wird die Zahl der Anfragen je IP-Adresse kurzzeitig begrenzt; hierfür werden keine Cookies gesetzt.

Speicherdauer

Kommt kein Mandat zustande, löschen wir Ihre Anfrage einschließlich der Unterlagen spätestens [6] Monate nach Abschluss der Kommunikation, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Kommt ein Mandat zustande, gelten die in Abschnitt 12 genannten Fristen.

Bitte übermitteln Sie besonders schutzwürdige Daten (z. B. Gesundheitsdaten im Rahmen ärztlicher Honorarforderungen) nur, soweit dies für die Prüfung der Forderung erforderlich ist.

7. Kontakt per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bitte beachten Sie, dass die Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail Sicherheitslücken aufweisen kann; für die Übermittlung von Unterlagen empfehlen wir unser verschlüsseltes Formular.

8. Datenverarbeitung im Rahmen von Inkassomandaten

Im Rahmen eines Inkassomandats verarbeiten wir die Daten unserer Auftraggeber (Gläubiger) zur Durchführung des Auftrags, zur Abrechnung und zur Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – für gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

9. Informationen für Schuldner (Art. 14 DSGVO)

Werden wir von einem Gläubiger mit dem Einzug einer Forderung beauftragt, verarbeiten wir personenbezogene Daten der Schuldnerin bzw. des Schuldners, die wir nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben haben. Hierüber informieren wir gemäß Art. 14 DSGVO:

• Datenkategorien: Name, Anschrift, Kontaktdaten, gegebenenfalls Geburtsdatum, Angaben zur Forderung (Grund, Höhe, Fälligkeit, Zahlungs- und Mahnhistorie), Kommunikationsinhalte sowie gegebenenfalls Bonitäts- und Anschriftenermittlungsdaten.
• Quelle: Die Daten stammen vom beauftragenden Gläubiger sowie gegebenenfalls aus öffentlichen Registern (z. B. Handelsregister, Schuldnerverzeichnis), von Einwohnermeldeämtern oder Auskunfteien.
• Zweck: Geltendmachung und Einziehung der Forderung, Abstimmung von Zahlungsvereinbarungen, gegebenenfalls Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens und der Zwangsvollstreckung.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse des Gläubigers und unseres Unternehmens liegt in der Durchsetzung einer bestehenden, fälligen Forderung. Soweit gesetzliche Pflichten bestehen (z. B. Darlegungs- und Informationspflichten nach dem RDG), zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Empfänger: der beauftragende Gläubiger, Gerichte und Gerichtsvollzieher, Rechtsanwälte, Behörden sowie – soweit zulässig – Auskunfteien und Dienstleister für Adressermittlung, Druck und Versand, die wir als Auftragsverarbeiter einsetzen.
• Speicherdauer: bis zur vollständigen Erledigung der Forderung und darüber hinaus für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (siehe Abschnitt 12). Titulierte Forderungen können bis zu 30 Jahre durchsetzbar sein (§ 197 BGB); die Daten werden in diesem Fall entsprechend lange gespeichert.
• Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wir verarbeiten die Daten dann nur weiter, wenn zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Die Information nach Art. 14 DSGVO erhalten Schuldner zudem mit unserem ersten Anschreiben. [Platzhalter: Hinweis auf gesondertes Informationsblatt für Schuldner einfügen]

10. Cookies, Tracking und externe Inhalte

Wir verzichten auf Analyse-, Marketing- und Tracking-Werkzeuge sowie auf Social-Media-Plugins. Es werden keine Nutzungsprofile erstellt.

Diese Website selbst setzt keine Cookies. Soweit unser Hosting-Dienstleister Cloudflare zur Abwehr automatisierter Angriffe ein technisch notwendiges Cookie setzt (z. B. „__cf_bm“, Laufzeit 30 Minuten), ist dies nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig; die anschließende Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Schriftarten, Skripte und Bilder werden ausschließlich über unser eigenes Hosting (Cloudflare Pages, siehe Abschnitt 4) ausgeliefert. Wir binden keine externen Schriftarten (z. B. Google Fonts), keine Skripte oder Bibliotheken fremder Anbieter und keine eingebetteten Karten oder Videos von Drittanbietern ein.

11. Empfänger und Drittlandübermittlung

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können insbesondere sein: unser Hosting- und E-Mail-Dienstleister [Name], IT-Dienstleister [Name], Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sowie im Rahmen von Mandaten die in Abschnitt 9 genannten Stellen. Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt, es sei denn, dies ist zur Durchsetzung einer Forderung gegenüber einem Schuldner mit Sitz im Ausland erforderlich (Art. 49 Abs. 1 lit. e DSGVO) oder es liegt ein Angemessenheitsbeschluss bzw. geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO vor.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen bewahren wir gemäß § 257 HGB und § 147 AO bis zu [acht bzw. zehn] Jahre auf; Handakten nach Maßgabe der berufsrechtlichen Vorgaben. [Platzhalter: konkrete Löschfristen gemäß Löschkonzept eintragen]

13. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Pflichten oder die Geltendmachung von Rechtsansprüchen entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de. [Bitte Anschrift vor Veröffentlichung prüfen]

14. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte – etwa Ihrer Anfragen und Unterlagen – eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers und am Schloss-Symbol. Bei aktivierter Verschlüsselung können die übermittelten Daten nicht von Dritten mitgelesen werden.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Rechtslage oder unserer Verarbeitungsvorgänge dies erfordern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: [TT.MM.JJJJ]